Von der Auftragsklärung zur Projektdurchführung

    Bewusst oder unterbewusst, so gut wie jeder von uns hat schon einmal ein Projekt organisiert oder geplant. Egal ob eine Geburtstagsfeier, einen Ausflug, ein Essen oder etwas Größeres, alles braucht Organisation.

    Das erste Ausbildungsjahr steht nun vor dem zweiten großen Projekt. Der Weihnachtsbasar Anfang Dezember verlief erfolgreich und nun steht der Zukunftstag vor der Tür. Damit der Besuch von 40 Kindern im NWZ-Gebäude reibungslos verlaufen kann, nahmen wir an einem Projektmanagementseminar teil.

    Unter dem Motto „konstruktives und respektvolles Zusammenarbeiten“ erläuterte der Referent Jan Fitzner, dass die Elemente Planung, Ausführung, Kontrolle und Verbesserung so lange in einem ständigen Kreislauf rotieren, bis das Projekt vollständig beendet ist.

    Doch wie viel Aufwand hinter der Vorbereitung und Durchführung des jeweiligen Projekts steckt wird erst klar, wenn die wichtigsten Grundfragen der Projektvorbereitung geklärt sind.

    „Wer ist der Auftraggeber und wer ist Überbringer?“, „Wer muss wann und worüber informiert werden?“, „Wer soll wie ins Projekt mit eingebunden werden?“ und „wie genau, kann das Ziel definiert und anschließend gemessen werden?“

    Die Balance zwischen Qualität, Zeit und Kosten ist ein wichtiger Faktor der Planung, da sie für jedes Projekt zielentscheidend ist. Mit interessanten und realen Beispielen wie dem Berliner Flughafen BER, wurden die Ausmaße eines ungenau geplanten Projekts verbildlicht und Vermeidungsstrategien auf kleine, aktuelle Projekte projiziert.

    Das wichtigste, lebende Organ zur Steuerung ist der Projektleiter. Dieser trägt die Verantwortung und führt die Projekttreffen mit den erforderlichen Berichtsunterlagen. Außerdem ist er das offene Ohr bei Problemen zwischen den Projektgruppenmitgliedern. Jeder sollte sich innerhalb einer Projektgruppe integriert und fair behandelt fühlen.

    Mit vielen wichtigen Informationen, Organisationsstrukturen und dem Referenten als Ansprechpartner, starten wir nun in die Vorbereitungen des Zukunftstags.

     

    Das 1. Ausbildungsjahr